TIETOSUOJASELOSTE
Robocamp ry:n tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Robocamp ry
Kukkolinnankatu 5, 55100 Imatra
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Teknologiajohtaja Samuli Hiltunen, samuli@robocamp.fi, puh. 0400317347
2. Rekisteröidyt
Robocamp ry:n rekisterissä pidetään jäsenten, työntekijöiden, asiakkaiden ja toimittajien tietoja. Lisäksi pidämme erikseen rekisteriä sähköpostiosoitteen sekä suostumuksen antaneista uutiskirjeen tilaajista.
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi, järjestötoiminnan suorittamiseksi ja/tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, joita ovat mm. jäsenyyteen liittyvät asiat, työsuhdeasiat, palkanmaksu, asiakassuhteen hoitaminen ja palveluista tiedottaminen.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Jäsenrekisteri sisältää seuraavia tietoja: yhteystiedot (nimi, tehtävä, yritys, osoite, sähköposti ja puhelinnumero).
Asiakas- ja toimittajarekisteri sisältää seuraavia tietoja: yhteystiedot (yritys, tehtävä, nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero), asiakastietoja (tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista) sekä toimittajatietoja (tiedot ostettavista tuotantohyödykkeistä ja palveluista)
Työntekijärekisteri sisältää seuraavia tietoja: yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, tehtävä, asema, osoite, sähköposti ja puhelinnumero) sekä tiedot työsuhteesta (työsopimus, työtodistus, työajat, palkka tiedot, verotiedoista sekä mahdollinen työttömyyskassan jäsenyys)
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: Robocamp ry
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Kysymyksessä on yksityisesti ylläpidetty tietolähde.
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
- asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin ulkopuolelle.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
- Etelä-Karjalan Osuuspankki (pankkiliikenne, jäsenmaksujen tilittäminen)
- SaimaanVirta ry (Kerhotoiminta)
- Microsoft Outlook (sähköpostiosoitteisto), Microsoft Word, Excel ja Powerpoint
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin jäsenyys tai asiakkuus on voimassa. Työntekijöiden henkilötietoja käsitellään työsuhteen kestäessä ja säilytetään Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietojen käsittelijät ovat sihteeri, rahastonhoitaja ja puheenjohtaja.
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Imatralla, 20.4.2021
Robocamp ry