TIETOSUOJASELOSTE

Robocamp ry:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Robocamp ry

Kukkolinnankatu 5, 55100 Imatra

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Puheenjohtaja Sami Hänninen, sami.hanninen@globalwork.fi, puh. 040 0835 470

2. Rekisteröidyt

Robocamp ry:n rekisterissä ovat jäsenet, työntekijät, asiakkaat ja toimittajat.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi, järjestötoiminnan suorittamiseksi ja/tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, joita ovat mm. jäsenyyteen liittyvät asiat, työsuhdeasiat, palkanmaksu, asiakassuhteen hoitaminen ja palveluista tiedottaminen.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Jäsenrekisteri sisältää seuraavia tietoja: yhteystiedot (nimi, tehtävä, yritys, osoite, sähköposti ja puhelinnumero).

Asiakas- ja toimittajarekisteri sisältää seuraavia tietoja: yhteystiedot (yritys, tehtävä, nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero), asiakastietoja (tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista) sekä toimittajatietoja (tiedot ostettavista tuotantohyödykkeistä ja palveluista)

Työntekijärekisteri sisältää seuraavia tietoja: yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, tehtävä, asema, osoite, sähköposti ja puhelinnumero) sekä tiedot työsuhteesta (työsopimus, työtodistus, työajat, palkka tiedot, verotiedoista sekä mahdollinen työttömyyskassan jäsenyys)

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: Robocamp ry

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Kysymyksessä on yksityisesti ylläpidetty tietolähde.

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin ulkopuolelle.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

  • Etelä-Karjalan Osuuspankki (pankkiliikenne, jäsenmaksujen tilittäminen)
  • SaimaanVirta ry (Kerhotoiminta)
  • Microsoft Outlook (sähköpostiosoitteisto), Microsoft Word, Excel ja Powerpoint

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin jäsenyys tai asiakkuus on voimassa. Työntekijöiden henkilötietoja käsitellään työsuhteen kestäessä ja säilytetään Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietojen käsittelijät ovat sihteeri, rahastonhoitaja ja puheenjohtaja.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Imatralla, 20.4.2021
Robocamp ry